Phương pháp Eisenhower – Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên

Một ngày bạn tiêu hao bao nhiêu thời gian để chiều chuộng cho cảm xúc lười biếng của bản thân?

Xem tivi: 1h

Face book: 2h

Chơi game: 2h

Café tán dóc: 2h

Ngủ: 9h??? (Dư 1 tiếng so với tiêu chuẩn 8h/ngày)

Nếu theo cơ chế lười biếng này thì tổng thời gian lười biếng trung bình của chúng ta là khoảng 8h/ngày

 

Ta thử làm những phép tính đơn giản

1 ngày: lãng phí 8h

1 tháng: lãng phí = 8 x 30 = 240 giờ = 10 ngày

1 năm: lãng phí 8 x 365 = 2920 giờ = 121.7 ngày

1 cuộc đời (60 năm): lãng phí 121.7 x 60 = 7302

                                                                                   ngày = 20 năm

Vậy, nếu nói ta có “60 năm cuộc đời” thì trong đó thời gian lãng phí mất đến 20 năm.

20 năm là khoảng thời gian đủ cho một đứa trẻ lớn lên và được công nhận là có năng lực hành vi dân sự, tương đương với 1/3 đời người

Bạn phí mất 1/3 đời người chỉ để lười biếng?

Có thể bản thân mỗi chúng ta đều biết rằng cần phải cố gắng học tập và làm việc chăm chỉ. Tuy nhiên, những thứ linh tinh vẫn chi phối quá nhiều quỹ thời gian mỗi ngày.

Và nỗi ám ảnh mang tên “thời gian” khiến nhiều người cảm thấy mệt mỏi, căng thẳng.

 

Một số người hay nói: “Tôi đã làm việc rất nhiều, nhưng không bao giờ hoàn thành đúng hạn” hay “Tại sao cũng với bấy nhiêu thời gian, tôi lại làm việc không hiệu quả được như đồng nghiệp của mình?”

Bạn quần quật làm việc mà không có thời gian dành cho gia đình, bản thân và các mối quan hệ xã hội khác, nhưng kết quả lại không như mong đợi, áp lực cứ thế chồng chất.

Vậy nên, hãy quản lý tốt thời gian, để mỗi giây phút trôi qua đều có ý nghĩa nhất định của nó, bạn sẽ không lãng phí một giờ nào trong suốt cuộc đời mình.

 

PHƯƠNG PHÁP EISENHOVER

Do tổng thống Mỹ thứ 34 Dwight D. Eisenhower nghĩ ra. Ông đã sử dụng nó một cách rất hiệu quả cho lịch làm việc bận rộn của mình, điểm cốt lõi của phương pháp này là sắp xếp công việc ưu tiên theo ma trận (Ma trận Eisenhower)

Về cơ bản, bạn chia công việc của mình ra thành 4 cấp độ:

P1: Quan trọng, khẩn cấp

P2: Quan trọng, không khẩn cấp

P3: Không quan trọng, khẩn cấp

P4: Không quan trọng, không khẩn cấp

(P= Priority: Sự ưu tiên)

Để sắp xếp công việc vào 4 cấp độ trên bạn cần trả lời 2 câu hỏi sau:

  1. Việc này có quan trọng không?
  2. Việc này có khẩn cấp không?

P1 – Quan trọng, khẩn cấp

Ở cấp độ này, công việc được ưu tiên số 1, phải làm ngay.

Gồm 3 loại việc:

  • Xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại quan trọng, email công việc…
  • Đoán trước được: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới bạn bè…
  • Do trì hoãn để tới sát hạn chót: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, kiểm tra…

Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu chúng bằng cách chuyển thành việc P2. Và nếu các bạn không muốn gánh nhiều áp lực thì hãy tập thói quen để xóa sổ loai việc này trong P1.

P2 – Quan trọng, không khẩn cấp

Bạn hãy dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn.

Ví dụ:

  • Đọc sách
  • Ôn thi
  • Học ngoại ngữ
  • Tập thể dục, thể thao

Nếu bạn đang làm việc P2 và có việc P1 xuất hiện thì hãy hoàn thành việc P1 trước. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1, bạn tiếp tục hoàn thành việc P2. Nên để việc P2 hình thành như một thói quen!

P3 – Không quan trọng, khẩn cấp

Những việc này chẳng có gì quan trọng, nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến bạn không thể kiểm soát được.

Ví dụ:

  • Cuộc gọi từ bạn bè lâu ngày không gặp.
  • Tin nhắn từ các nhóm hội.
  • Người thân nhờ bạn đi mua đồ khi bạn đang làm việc, học bài.

Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không, hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự.

P4 – Không quan trọng, không khẩn cấp

Bạn không nên hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.

Ví dụ:

  • Check Facebook
  • Xem Youtube
  • Xem TV
  • Xem Phim
  • Café tán dóc

Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem cái này để được gì? Xem cái này có giúp mình chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp mình học giỏi hơn không? Mình có nhất thiết phải xem phim này không?

Những người lười biếng thường ngụy biện rằng:

“Chơi game có thể học được tiếng anh!”

Vậy thử hỏi 1 tiếng chơi game bạn học được bao nhiêu từ tiếng Anh? Thay vì vậy sao không lấy sách ra ngồi học, chắc chắn số từ bạn học được không thể ít hơn so với khi chơi game.

PHÂN BỔ THỜI GIAN

Dưới đây là một cách phân bố phù hợp với các cấp độ của phương pháp này:

P1: ~15% – 20%

P2: ~60% – 65%

P3: ~10% – 15%

P4: < 5%

GHI CHÉP

Bạn cần có 1 cuốn sổ ghi chép công việc hoặc các phần mềm tương tự trên máy tính hoặc điện thoại. Mỗi ngày, mỗi tuần, bạn đưa ra những công việc cần thực hiện, sắp xếp độ ưu tiên cho chúng và bám sát đó thực hiện. Xong việc nào, bạn đánh dấu tích vào, lúc này, cảm giác được tận hưởng sau khi hoàn thành công việc thật sự rất tuyệt vời.

CÔNG CỤ HỖ TRỢ

Bạn có thể dùng các ứng dụng dưới đây để sắp xếp việc vào cấp độ phù hợp:

* Android:

My Effectiveness: To do, Tasks

 

Ứng dụng này giúp bạn quyết định mức độ quan trọng, khẩn cấp của công việc bằng ma trận Eisenhover (mục First Things First). Nó cũng có nhiều chức năng khác giúp bạn quản lý công việc hiệu quả:

  • My Misson: Thiết lập sứ mệnh
  • My Influence: Loại bỏ những xao nhãng
  • Life Roles: Xác định vai trò trong cuộc sống
  • Week plan: Tạo kế hoạch theo tuần

 

 

Google Note

Cho những ai thích sự đơn giản

Ứng dụng ghi chú của Google. Có thể tạo được các check list công việc.

* iOS:

Eisenhower App

NGHỊCH ĐẢO

Có những việc thuộc vùng xám, nó không hẳn nằm hoàn toàn trong 4 cấp độ trên vì tùy thời điểm, mục đích mà nó được phân bố vào các cấp độ khác nhau.

Ví dụ:

Xem phim được xếp vào:

P2: Nếu mục đích của bạn là học tiếng anh. Nghe thấy từ mới ghi lại, học cách phát âm, sử dụng, tạo Flash Card, học cách nối âm, đọc lướt………

P4: Nếu mục đích của bạn là tiêu khiển trong khi bạn đang cần phải hoàn thành một đống bài tập.

Tương tự, những loại game hỗ trợ cho mục đích học tập cũng có thể được xếp vào P2.

Giải trí là cần thiết, nhưng chúng ta phải tránh các loại giải trí gây nghiện. Bạn có thể tự thưởng cho mình vài giờ xem phim sau khi đã hoàn thành được những mục tiêu đề ra trong tuần, tháng… nhưng hãy nhớ là đừng quá sa đà.

 

Quản lý tốt thời gian của bản thân, chính là một trong những yếu tố giúp chúng ta làm chủ cuộc sống. Nếu bạn cứ lẩn quẩn trong khối công việc của mình mà không biết làm sao để thoát ra, hãy xây dựng cho mình một thời gian biểu khoa học.

 

“Kẻ tầm thường chỉ lo tìm cách giết thời gian, còn người có tài thì tìm mọi cách tận dụng thời gian”.

Bình luận